Als ondernemer zijnde ben je verplicht een boekhouding bij te houden. Boekhouden en ondernemen horen nu eenmaal bij elkaar. Voor de meeste ondernemers is dit een vervelende bijkomstigheid.
Daardoor dien je het in mijn opinie ook niet moeilijker te maken dat strikt noodzakelijk. Een eenvoudig boekhoudprogramma zal voor de meeste ondernemers meer dan voldoende zijn.
Waaraan dient een boekhoudprogramma te voldoen?
Een boekhoudprogramma zou ik mijn opinie aan de volgende voorwaarden moeten voldoen:
- Het dient gebruiksvriendelijk te zijn. Je dient er regelmatig mee te werken en daardoor is gebruiksvriendelijkheid een must.
- Het dient je tijd te besparen. Door verschillende automatisering opties kan je de boekhouding veel sneller bijwerken.
- Jouw data dient veilig te zijn. Zorg ervoor dat je kiest voor een boekhoudprogramma dat over de meest geavanceerde beveiliging beschikt.
- Het moet niet teveel kosten. Er is een ruime keuze in betrouwbare en goede boekhoudprogramma`s, waardoor het onnodig is veel geld uit te geven voor boekhoudsoftware. Een goedkoop boekhoudpakket biedt doorgaans meer dan voldoende functionaliteiten.
Gebruiksvriendelijkheid van boekhoudsoftware
Wanneer je inlogt in jouw boekhouding, dient het direct zichtbaar te zijn waar je in het menu moet zijn om bijvoorbeeld facturen in te boeken.
Daarnaast ben ik zelf een groot voorstander van een boekhoudprogramma dat direct op het openingsscherm een dashboard vertoont met daarop de belangrijkste gegevens uit de boekhouding.
Dit kan bijvoorbeeld de behaalde winst zijn, maar ook de banksaldo`s en opstaande debiteurenposten. Zelfs een eenvoudig boekhoudprogramma biedt deze optie.
Tijdsbesparing met een online boekhoudprogramma
Door het gebruik van een online boekhoudprogramma dient het eenvoudig te zijn om bijvoorbeeld de BTW aangifte te versturen. Dit mag je eigenlijks niet meer dan 10 minuten kosten.
Maar ook het verwerken van banktransacties van jouw bankrekening dient grotendeels automatisch te gaan. Goede software kan betalingen en ontvangsten matchen op basis van factuurnummers en bedragen. Op deze manier wordt boekhouden en ondernemen gemakkelijker en sneller.
Databeveiliging - onderschat dit niet
Dit thema verdient nog steeds niet de aandacht die het verdient door veel ondernemers.
Zorg bij online boekhouden dat dat je altijd gebruik maakt van een beveiligde verbinding.
Daarnaast kan het zeker geen kwaad om ook gebruik te maken van een VPN verbinding om op die manier jouw data optimaal te beveiligen.
Veel ondernemers komen er pas achter hoe belangrijk dit is, op het moment dat het te laat is. En dan zijn de problemen niet te overzien.
De kosten van een boekhoudprogramma
Voor een bedrag van 8€ per maand kan je al een eenvoudig boekhoudprogramma aanschaffen.
En voor dat bedrag heb je zelfs een uitgebreid en goed boekhoudprogramma. Heb je meer functionaliteiten nodig dat een dergelijk programma verschaft, dan ben je waarschijnlijk iets duurder uit. Maar meer dan 20€ per maand uitgeven is in mijn opinie volstrekt niet noodzakelijk. Boekhouden en ondernemen hoeft niet duur te zijn.
Een boekhoudprogramma dient aan te sluiten op jouw behoeften
Er is geen een onderneming exact hetzelfde. Daardoor is er niet op voorhand aan te geven wat nu het beste boekhoudprogramma is voor een zzp'er of ondernemer.
Want werk je bijvoorbeeld met een ledenadministratie, dan is het verstandig een boekhoudprogramma te gebruiken wat een ledenadministratie functie bezit.
Heb je echter geen leden dan is dit eigenlijk volstrekt overbodig. Je zou dan zeker ook niet extra betalen voor een dergelijk functie.
Bepaal daarom exact wat jij allemaal nodig hebt en ga dan pas op zoek naar boekhoudsoftware die deze functies biedt. Daarnaast, kies voor online boekhouden. Dat is het goedkoopst en het gebruiksvriendelijkst.